Kadang-kadang anda mungkin ingin membuat surat yang akan anda kirimkan kepada banyak orang, tetapi anda ingin bahagian-bahagian tertentu dibuat untuk setiap penerima: bahagian seperti ucapan, nama, alamat, dll. bahasa, ini bermaksud anda harus membuat surat bentuk, yang sangat mudah dilakukan.

Sebelum anda memulakan dengan huruf bentuk, anda harus memastikan bahawa anda sudah menyediakan pangkalan data dengan semua bidang yang ingin anda sertakan. Pangkalan data boleh semudah spreadsheet Excel dengan lajur untuk nama pertama, nama belakang, alamat, dll.

Word dapat mengimport data dari Excel, Access, dan dokumen teks. Sekiranya anda belum mempunyai persediaan pangkalan data, anda selalu dapat membuatnya di dalam Word, yang akan saya tunjukkan cara melakukannya.

Buat Surat Bentuk dalam Word

Untuk memulakan, buat dokumen yang mempunyai teks standard di dalamnya seperti contoh surat Krismas di bawah:

Surat Telanjang

Perhatikan bagaimana ia tidak memberi salam, alamat, dan lain-lain kerana semuanya akan ditambahkan kemudian sebagai bidang dalam surat borang kami. Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah klik Pilih Penerima pada tab Surat:

Pilih Penerima

Di sinilah anda menambahkan orang yang akan menerima surat atau mengimport senarai dari fail pangkalan data.

Dropdown Penerima

Anda boleh mengklik Jenis Baru Senarai jika anda ingin membuat senarai di dalam Word itu sendiri. Untuk mengimport, klik Gunakan Daftar Sedia Ada. Dalam contoh ini, kita hanya akan menaip senarai.

Senarai Alamat

Catatan: Ketika anda pergi untuk menyimpan senarai penerima anda, Word akan meminta anda mencari lokasi di cakera keras anda untuk menyimpan fail data yang akan dibuat.

Sebaik sahaja anda menyimpan senarai penerima anda, anda akan melihat bahawa banyak ikon yang terdapat di pita Surat boleh diklik sekarang.

Untuk mula menambahkan bidang ke surat formulir anda, klik tempat di dalam dokumen anda untuk menunjukkan di mana anda mahu bidang tersebut ditempatkan dan kemudian klik pada Blok Alamat.

Blok Alamat

Ini akan memunculkan dialog Masukkan Alamat Blok.

Klik OK untuk menggunakan format lalai dan anda akan mendapat sesuatu yang kelihatan seperti ini:

Blok Alamat Dimasukkan

Seterusnya, tambahkan Enter setelah Blok Alamat untuk menggerakkan teks anda ke satu baris, kemudian klik pada ikon Garis Salam:

Ikon Garis Ucapan

Ini akan memunculkan dialog Insert Greeting Line.

garis kata ucapan

Sekali lagi, mari kita gunakan format lalai dan klik sahaja butang OK.

Seterusnya, sorot di mana tertulisnya , klik kanan tetikus, pilih Perenggan dan kemudian centang kotak di sebelah Jangan tambahkan ruang antara perenggan dengan gaya yang sama.

Ini akan menjadikan blok alamat bersatu dengan betul dan bukannya mempunyai garis kosong di antara setiap bahagiannya.

jangan tambah kata ruang

Kemudian, klik pada ikon Hasil Pratonton yang terdapat di tab Surat di pita.

hasil pratonton

Daripada penunjuk bidang blok alamat, anda sekarang harus melihat kandungan sebenar yang disenaraikan dalam dokumen Word.

Pratonton Pertama

Setelah selesai melihat pratonton, klik ikon Hasil Pratonton untuk mematikan pratonton. Seterusnya, untuk melihat cara menambah medan lain, klik hanya melepasi yang lain dalam dokumen anda untuk menjadikan kedudukan anda sekarang, kemudian klik pada ikon Masukkan Medan Gabungan.

Ikon Medan Gabungan Segera

Anda harus mendapat sesuatu seperti ini:

Medan Segera

Pilih Negara atau Wilayah, kemudian klik pada butang Masukkan.

Gabungan Medan Dimasukkan

Cuba klik ikon Hasil Pratonton sekali lagi untuk melihat tampilannya. Inilah contoh saya di bawah:

Pratonton Tambah Negara

Setelah surat borang disiapkan dengan betul, anda dapat melakukan perkara yang lebih maju seperti menetapkan peraturan. Peraturan akan membolehkan anda menunjukkan beberapa teks untuk penerima tertentu dan menyembunyikannya untuk orang lain. Untuk memulakan, klik pada butang Peraturan.

Peraturan

Anda akan melihat menu lungsur dengan beberapa pilihan seperti Tanya, Isi, dll.

Dropdown Peraturan

Sebagai contoh, mari kita pilih Jika… Kemudian… Lain, yang akan membawa kita ke dialog berikut:

peraturan penggabungan mel

Tukar nama Medan: ke Country_or_ Region, dan taip USA ke medan Bandingkan dengan: Seterusnya, tambahkan beberapa teks ke kotak di mana tertulis Masukkan teks ini dan Sebaliknya masukkan teks ini.

Dalam contoh ini jika penerima tinggal di Amerika Syarikat, mereka akan memasukkan teks Selamat Hari Natal ke dalam surat mereka, sementara yang lain akan menerima pesan Seasons Greetings.

Beginilah rupanya setelah anda mengklik butang OK dan kemudian butang Preview Hasil.

Tambahkan mesej Merry Christmass

Seterusnya, perhatikan bahagian Hasil Pratonton:

Bahagian Hasil Pratonton

Di sini anda dapat mengklik butang anak panah (ketika Hasil Pratinjau dihidupkan) ke kiri dan kanan nombor untuk menatal semua huruf yang akan dikirim. Dengan cara ini anda dapat memastikan bahawa semua surat anda akan kelihatan betul sebelum mencetak atau menghantar e-mel.

Catatan: Pilihan menu medan padanan di bawah Peraturan adalah untuk memadankan nama bidang dalam pangkalan data dengan nama tajuk dalam senarai penerima anda.

Untuk mempermudah untuk melihat di mana anda memasukkan medan ke dalam dokumen anda, gunakan butang Highlight Merge Fields.

Medan Sorotan

Ini adalah togol yang boleh anda hidupkan dan matikan mengikut budi bicara anda. Akhirnya, apabila anda berpuas hati dengan surat anda, klik ikon Selesai & Gabungkan:

Selesaikan & Gabungkan

Anda harus mendapatkan menu lungsur ini dengan tiga pilihan.

Selesai & Gabungkan Dropdown

Pilih Edit Dokumen Individu untuk mendapatkan Word untuk menggabungkan semua surat anda menjadi satu dokumen besar yang dapat anda lihat sebelum mencetak atau menghantar sebagai e-mel.

Seperti yang anda lihat, membuat huruf bentuk dengan Word bukan lagi tugas seperti dulu dan anda boleh membuat dan menghantar dokumen dengan cepat dan mudah. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila beri komen. Selamat mencuba!